Algemene bepalingen

Artikel 1: toepassingsgebied

Dit document legt de bepalingen vast rond de uitoefening van de rechten van betrokkenen met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens door de rechtspersoon provincie Antwerpen en dit in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming[1].

Het procedure die uitgelegd wordt in dit document is van toepassing op de provinciale diensten die vallen onder de rechtspersoon provincie Antwerpen (met ondernemingsnummer 0207.725.597 en maatschappelijke zetel te Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen) .

Artikel 2: definities

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

De verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een andere orgaan die/dat alleen of samen met anderen het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

De betrokkene: een natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens verwerkt worden.

De gegevensbeheerder: een natuurlijk persoon of rechtspersoon die op verzoek van de behandelaar de nodige gegevens opzoekt conform de vraag van de betrokkene en indien van toepassing de gevraagde aanpassingen, wijzigingen door in de toepassingen, databanken,…, doorvoert.

Behandelaar: een natuurlijk persoon die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke de vraag van de betrokkene registreert, onderzoekt, intern coördineert en beantwoord.

Artikel 3: voorwaarden

Uw vraag zal door de behandelaar onderzocht kunnen worden wanneer deze voldoet aan volgende voorwaarden:

• De vraag werd gesteld door een betrokkene van wie de persoonsgegevens verwerkt worden of door diens wettelijke vertegenwoordiger.
• De behandelaar kan de identiteit van de betrokkene controleren.
• De vraag betreft de verwerking van persoonsgegevens die de rechtspersoon provincie Antwerpen verwerkt en heeft geen betrekking op  verwerkingen door andere overheden of instanties.

Indien niet aan bovenstaande voorwaarden voldaan is, kan de vraag niet worden onderzocht.

Ongegronde of buitensporige verzoeken (met name vanwege hun repetitieve karakter) kunnen door de verwerkingsverantwoordelijke geweigerd worden.

De procedure

Artikel 4: indiening

Een vraag kan op volgende manieren ingediend worden:

• Schriftelijk: per brief of fax
• Elektronisch: per e-mail of door het formulier op de website in te vullen

Artikel 5: behandeling van de vraag

De behandelaar controleert of de vraag voldoet aan de voorwaarden, zoals vermeld in artikel 3. De behandelaar controleert de identiteit van de betrokkene, beoordeelt de vraag en onderneemt de nodige acties naar de gegevensbeheerders. Na terugkoppeling van de gegevensbeheerders zal de behandelaar de betrokkene informeren over de gestelde vraag. De behandelaar documenteert de gestelde vraag, de opzoekingen van de gegevensbeheerders en het antwoord naar de betrokkene in een registratiesysteem.

Artikel 6: registratiesysteem

Organisatiebrede vragen zijn vragen die een impact hebben op meerdere diensten of departementen. Deze vragen dienen opgenomen te worden in het registratiesysteem.

• (Bijvoorbeeld: een betrokkene is verhuisd en wenst zijn postadres te laten wijzigen in al onze databanken.)

Vragen met een beperkte impact (beperkt tot bijvoorbeeld één nieuwsbrief, of 1 bepaald proces) dienen in principe niet opgenomen te worden in het registratiesysteem en kunnen door de diensten zelf afgehandeld worden.

(Bijvoorbeeld:

• een betrokkene stuurt e-mail naar de dienst om uitgeschreven te worden voor een bepaalde nieuwsbrief.
• een betrokkene schrijft een brief naar een bepaalde dienst met de melding dat een tijdschrift naar een nieuw postadres dient gestuurd te worden)

Indien de vraag gesteld wordt via het online formulier op de website, zal een vraag met beperkte impact wel opgenomen worden in het registratiesysteem en worden de bepalingen van deze procedure gevolgd.      

Artikel 7: registratie van de vraag

Het meldpunt registreert de vraag in het registratiesysteem en brengt de behandelaar op de hoogte.

Artikel 8: identificeren van de betrokkene

De verwerkingsverantwoordelijke kan weigeren om gevolg te geven aan het verzoek van de betrokkene om dienst rechten uit te oefenen indien de betrokkene niet in staat is zich te identificeren.

Wanneer de verwerkingsverantwoordelijke redenen heeft om te twijfelen aan de identiteit van de natuurlijke persoon die het verzoek indient, mag hij aanvullende informatie vragen die nodig is ter bevestiging van de identiteit van de betrokkene.

Artikel 9: behandelingstermijn

De indiener van de vraag (de betrokkene) krijgt over het gevolg dat aan het verzoek gegeven is, bij voorkeur via mail (tenzij de betrokkene anderszins verzoekt), een antwoord binnen de maand na ontvangst van het verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan deze termijn indien nodig verlengd worden met 2 maanden. De indiener wordt binnen de maand na ontvangst van het verzoek in kennis gesteld van dergelijke verlenging.

Wanneer de verwerkingsverantwoordelijke geen gevolg geeft aan het verzoek van de betrokkene, deelt hij dit uiterlijk binnen één maand na de ontvangst van het verzoek mee waarom het verzoek zonder gevolg is gebleven. De verwerkingsverantwoordelijke informeert de betrokkene over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Artikel 10: kosteloos karakter

De uitoefening van uw rechten is volledig kosteloos.

Artikel 11: ongegronde of buitensporige verzoeken

Wanneer verzoeken van een betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag de verwerkingsverantwoordelijke:

• Een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het verstrekken van de gevraagde informatie of communicatie en het treffen van de gevraagde maatregelen gepaard gaat;

ofwel

• Weigeren gevolg te geven aan het verzoek

Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke om de kennelijke ongegronde of buitensporige aard van het verzoek aan te tonen.

Artikel 12: beperkingen

De reikwijdte van de verplichtingen die op de verwerkingsverantwoordelijke  of de verwerker van toepassing zijn worden beperkt door de gevallen in artikel 23 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Slotbepaling

Artikel 13: Inwerkingtreding

Deze procedure treedt in werking op 25 mei 2018.

 

[1] Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).