Na je verblijf ontvang je een factuur van de verblijfskosten. Het betaalde voorschot wordt hierbij in mindering gebracht.

Facturen moeten binnen 30 dagen na factuurdatum betaald worden. Onafgezien van eventuele gerechtelijke vervolging kan de directie bij niet betaling 90 dagen na factuurdatum beslissen geen nieuwe reservaties van de betrokken organisatie aan te nemen en de bestaande reservatie eenzijdig te annuleren.

De infrastructuur wordt ter beschikking van de klant gesteld inclusief alle aanwezige faciliteiten. Wij stellen alles in het werk om een optimale dienstverlening te garanderen. Eventuele ongemakken ten gevolge van het niet of onvoldoende functioneren van deze extra’s kunnen niet op het Provinciaal Vormingscentrum worden verhaald.

Voorschot

Je reservatie wordt pas definitief nadat je de ondertekende gebruiksovereenkomst hebt teruggestuurd en het voorschot hebt betaald.

Het voorschot bedraagt 30% van de som van de huurprijzen van de gereserveerde lokalen, van begin- tot einddatum, aan het tarief volwassenen/ extern/ dag.

Uitzonderlijk kan de directeur een organisatie vrijstellen van het betalen van een voorschot voor zover de omstandigheden het niet toelaten dat de organisatie betalingen vooraf doet. 

Annuleringskosten

Er zijn altijd kosten verbonden aan een annulatie van een verblijf, deze zijn afhankelijk van het feit of je je verblijf in zijn geheel of slechts gedeeltelijk annuleert.

Volledige annulatie meer dan zes maanden voor verblijf

Als je je verblijf meer dan zes weken voor het begin van je verblijf annuleert, wordt het voorschotbedrag ingehouden. Bij een reservatie waarvoor geen voorschot werd gevraagd, factureren we het normaal verschuldigde voorschotbedrag.

Volledige annulatie minder dan zes maanden voor verblijf

Aangezien de annulatie van een reservatie ook de annulatie kan betreffen van extra materiaal ontleend in de provinciale Uitleendienst, kunnen kosten worden aangerekend in overeenstemming met het reglement van de provinciale Uitleendienst.

• Vanaf 6 maanden wordt 30% van de overnachtingskosten en 60% van de huur van de lokalen aangerekend.
• Vanaf 3 maanden wordt 40% van de overnachtingkosten, 70% van de huur van de lokalen en 10% van de cateringkosten aangerekend. 
• Vanaf 6 weken wordt 50% van de overnachtingkosten, 80 % van de huur van de lokalen en 25% van de cateringkosten aangerekend. 
• Vanaf 2 weken wordt 60% van de overnachtingkosten, 100 % van de huur van de lokalen en 40% van de cateringkosten aangerekend.

Gedeeltelijke annulatie van catering

De facturatie van de geannuleerde maaltijden gebeurt altijd op basis van de aantallen op de gebruiksovereenkomst.

Het annuleren van catering kan onbeperkt, zonder kosten, tot 3 maanden voor het verblijf.

Vanaf 3 maanden gelden onderstaande vrijstellingen. Annulaties die deze drempels overschrijden worden aangerekend.

• Vanaf 3 maanden tot 6 weken voor het verblijf: Annulaties cumulatief beperkt tot 70% van de cateringkosten
• Vanaf 6 weken tot 2 weken voor het verblijf: Annulaties cumulatief beperkt tot 50% van de cateringkosten
• Vanaf 2 weken voor het verblijf: Annulaties cumulatief beperkt tot 30% van de cateringkosten

Minimaal wordt er steeds 30% van de cateringkosten aangerekend.

Gedeeltelijke annulatie van overnachtingen en lokalen

Er worden steeds minimum 80 procent aangerekend van het aantal deelnemers en nachten vermeld op de gebruiksovereenkomst, ook indien dat aantal in de praktijk minder is dan 80 procent. Deze minimumaanrekening geeft geen recht op het opeisen van meerdere bedden.