Over het voorwerp van de vergunningsaanvraag kunnen de initiatiefnemer en de overheid vóór aanvang van de formele vergunningsprocedure een vooroverleg houden. Op de projectvergadering kan de overheid aan de ondernemer meer duidelijkheid geven over de haalbaarheid van zijn project. Dit geeft de ondernemer de mogelijkheid het project alsnog bij te sturen in functie van bemerkingen en/of bezwaren.

Het formele voortraject is in de wetgeving procedureel uitgewerkt. Er gelden voorschriften en termijnen. De vergunningverlener is ertoe verplicht de gemeente en alle adviesinstanties bevoegd voor de aanvraag uit te nodigen. Ook de dienst Mer en de dienst VR moeten mogelijk een uitnodiging ontvangen. Er kan ook inspraak zijn van derde belanghebbenden, zoals omwonenden. De aanvraag van een projectvergadering, met daarbij een projectstudie, gebeurt per aangetekend schrijven naar de vergunningverlener.

Bedrijven kunnen voor een complex dossier, zoals dit ook gebruikelijk was bij de milieuvergunning, terecht bij de dossierbehandelaar om een informeel vooroverleg aan te vragen. Ook dan is het mogelijk om andere overheden uit te nodigen op het vooroverleg. Een informeel vooroverleg kan je telefonisch of per mail vragen. Het voordeel is dat er geen kans is op procedurele fouten en dat het mogelijk is enkel de overheidsinstanties die bevoegd zijn voor de thema’s die je wenst te bespreken (bv. enkel lozingsproblematiek) uit te nodigen voor het overleg.